O que cinco anos atrás começou de forma imprevisível como um cruzamento entre um centro de negócios, um escritório compartilhado e um café tornou-se uma entidade própria com uma identidade única. Os escritórios de coworking podem hoje ser encontrados em todas as cidades onde se pode – ou deve – trabalhar de forma independente. Depois de começar em Ribeirão Preto, mais de mil escritórios de coworking já surgiram em cidades de todo o mundo. Embora a maioria dos novos escritórios de coworking inicialmente receba muito interesse de clientes em potencial, não é automático que todos sejam preenchidos. Quais são, então, os segredos para um escritório de coworking de sucesso?
Não surpreendentemente, o critério mais importante para conquistar novos colegas de trabalho é um preço de entrada baixo. Deve ser bem inferior ao custo de um escritório mobiliado tradicional. O preço é seguido pela localização, termos de arrendamento flexíveis, boas comodidades básicas e um ambiente de trabalho agradável; e, por último, os colegas de trabalho regulares gostam de poder contribuir para moldar seu próprio ambiente de trabalho.
A localização
Por razões de acessibilidade, muitos escritórios de coworking em ribeirão preto escolheram locais que são bem conectados a ônibus ou trens, principalmente em distritos da cidade que são modernos, mas ainda assim razoavelmente baratos – perto de onde seu grupo-alvo vive. Para manter os aluguéis baixos, muito poucos deles estão localizados diretamente na rua, atrás de uma grande vitrine. Mais frequentemente, você passa por um pátio ou porta dos fundos, com o espaço de trabalho localizado nos níveis superiores de um antigo escritório ou prédio de fábrica. Onde o desenvolvimento urbano está focado em automóveis e proprietários de casas, como em Ribeirão Preto, muitos escritórios de coworking também são encontrados nos subúrbios, no nível do solo, com muitos estacionamentos.
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Mas onde quer que você planeje um negócio, os primeiros passos de clientes em potencial para o seu escritório de coworking são menos inibidos quanto mais uma parte do seu espaço é voltada para a rua. Um acesso aberto ou uma área de café interconectada torna muito mais fácil para eles obter uma visão geral rápida do local do que atrás de portas fechadas no dia 4.
Assim que um local adequado for encontrado, as negociações de contrato mais longas podem começar. As regras de oferta e demanda ajudarão a determinar o preço. Além de um depósito caução, o proprietário também está interessado em ver um conceito de negócio firme e sustentável. Operadores de escritório de coworking iniciantes muitas vezes enfrentam a oposição de agentes imobiliários ou proprietários de imóveis, que são, afinal, concorrentes em potencial neste mercado. Os corretores imobiliários querem saber – como você pode fazer nosso trabalho melhor do que nós?
Se você abrir um espaço costeiro em um país que sustenta os preços dos escritórios por meio de subsídios e reduções de impostos, terá problemas para regatear o preço, mesmo em áreas com uma alta taxa de escritórios vazios. Apenas as pequenas empresas imobiliárias oferecem mais flexibilidade. Caso contrário, peça bônus de investimento ou descontos iniciais. Esses instrumentos economizam o preço de mercado para os proprietários, mas mesmo assim você pode fazer um bom negócio.
O equipamento
Para manter os custos baixos, a maioria dos escritórios de coworking iniciam sem um arranjo caro. O capital inicial é normalmente gasto em ideias simples ou, mais frequentemente, em trabalhos manuais do tipo faça você mesmo.
Assim, o London Cube reciclou velhas placas de madeira em novas mesas pintadas de branco, a Betahaus em Berlim usa painéis de fibra em estruturas de metal e o The Hub em Tel Aviv montou painéis de partículas em pilares de metal. Mesmo bancos de cozinha ou mesas de pingue-pongue podem ser revividos como mesas em um escritório de coworking.
O ajuste técnico é restrito às necessidades básicas de um escritório operacional. Quadros telefônicos caros e telefones em todas as mesas são desnecessários quando a maioria dos colegas de trabalho pode ser contatada por telefone celular ou pela Internet. A fiação elétrica às vezes é deixada pendurada no teto. Para preparar café, uma chaleira simples geralmente é suficiente.
No entanto, os escritórios de coworking que oferecem mais do que WIFI, uma mesa e uma chaleira geralmente têm mais sucesso. Isso depende menos de mais conforto, mas sim de eventos internos de networking, entretenimento e consultoria organizados para os membros. A realização de workshops ou jantares coletivos fortalece os laços e a cooperação produtiva dos próprios colegas de trabalho – e os laços com o seu escritório de coworking.
Os preços
Além dos preços baixos, muitos escritórios de coworking populares agrupam seus custos, em vez de cobrar por cada serviço individual. Isso os ajuda a se destacar das políticas de preços não transparentes de muitos centros de negócios. Em alguns casos, eles fornecem apenas um preço mensal que inclui café grátis e uma quantidade razoável de fotocópias. Esse conceito funciona com muito sucesso para o Le Bureau em Londres.
Como muitos autônomos não podem (ou não querem) se comprometer a estar em um local todos os dias, a maioria dos escritórios de coworking oferece vários pacotes que variam em comprimento e capacidade de acesso. Pacotes completos podem incluir uma mesa fixa e acesso 24 horas. Pacotes mais baratos podem oferecer mesas compartilhadas flexíveis, com acesso reduzido a determinados períodos de tempo. As secretárias são arrendadas mensalmente, semanalmente ou diariamente.
Como a maioria das empresas, os escritórios de coworking preferem clientes de longo prazo, mas a maioria oferece pacotes que permitem que um contrato seja rescindido com um mês de antecedência. Muitos clientes vivem em projetos de curto prazo e não sabem ainda o que será daqui a três meses.
O layout
Aqui, os escritórios de coworking variam muito, dependendo se atraem um grupo-alvo amplo ou específico. A filosofia dos espaços também entra em jogo. Evite salas de grandes dimensões e evite instalar elementos que separem o espaço, caso pretenda promover a interação entre os clientes. Alguns escritórios de coworking oferecem uma mistura de áreas interativas e privadas, dependendo do humor e das necessidades dos usuários, que podem desejar trabalhar em grupo ou sozinhos.
Estúdios especializados, como o Paragraph em Nova York, que é aberto apenas para escritores, intencionalmente evitam o contato visual entre os cubículos. Para eles, uma escrita sem perturbações é essencial para um bom ambiente de trabalho. As discussões coletivas devem ser realizadas apenas nas áreas de descanso. Considere desde o início em qual grupo-alvo você deseja se concentrar, pois nem todos funcionam bem juntos.
O nome
Na era da otimização de mecanismos de pesquisa, muitas start-ups baseiam seu nome no serviço e no produto que oferecem. Para escritórios de coworking não é diferente. Até agora, três tipos de nomes foram estabelecidos.
A variedade mais óbvia, mas também a mais chata, é aquela que combina a palavra “coworking“ com o nome da cidade. Essa combinação pode ser adequada como subtítulo ou título de trabalho para um projeto inicial. Mas não tem nenhum fator de reconhecimento e pode ser contestado por outros que entrem no mercado – mesmo que apenas como legenda. Esse nome genérico pode ser difícil de comercializar, mas será bom para resultados de mecanismos de pesquisa.
O segundo tipo de nome opta por combinações de palavras que remetem a um lugar com uma nova visão sobre o conceito de trabalho, sem ter que ser muito idealista. Os exemplos incluem IndyHall, Citizen Space, The Hive ou Betahouse. Muitas vezes eles abriam seu espaço antes de conhecer o termo ‘Escritório de coworking’. No entanto, esses nomes também podem ser memoráveis e explicar uma nova ética de trabalho, e podem ser mais fáceis de proteger quando mais e mais desses espaços entrarem no mercado. Mas, curiosamente, mesmo algumas redes maiores deixam de tomar medidas para proteger adequadamente suas marcas. Portanto, ainda não parece ser um tópico de alta prioridade.
O terceiro tipo de nome inclui elementos do nome da rua, número da casa ou história do edifício ou área. Um conselho é mantê-lo simples, cativante, relacionado ao conceito de escritório de coworking e algo que não esteja sendo usado por vinte outros locais semelhantes.
O início
O maior erro é esperar que os clientes invadam assim que a porta é aberta. “Abrir um espaço raramente é o primeiro passo para criar um escritório de coworking. Construir uma comunidade é. Muito do nosso sucesso vem das decisões que decorrem disso ”, aconselha Alex Hillmann, da IndyHall.
Se a construção de uma comunidade demorar muito, ajuda se a abertura for associada a um evento que enfoque o mercado-alvo. Foi isso que o The Cube de Londres fez em parceria com a London Design Week, oferecendo o local como local de eventos e exposições. É útil hospedar workshops e reuniões para setores que contenham muitos trabalhadores autônomos.
As relações públicas desempenham um papel maior, portanto é importante explorar isso o mais cedo possível – quanto mais espaços, mais o interesse da mídia diminuirá. Como um dos primeiros escritórios de coworking em seu país, você deve ser capaz de gerar grandes artigos em jornais. Como o primeiro em sua cidade, você pode contar com algumas menções na imprensa local. Com o passar do tempo, os novos escritórios de coworking terão que ser mais inteligentes e originais, e não apenas contar com a declaração contínua da morte do escritório tradicional. Apesar de todas as previsões, até mesmo muitos jornalistas ainda trabalham em um.
O perfil de trabalho
O conselho mais óbvio e importante vem de escritórios de coworking que falharam . Um escritório de coworking não deve ser executado como um projeto paralelo, mas como um negócio em tempo integral com um ou dois trabalhadores permanentes – ou com um grande grupo, se eles puderem administrar um negócio sem conflito interno.
No entanto, muitos proprietários de escritório de coworking trabalham em mais de um emprego. Se este for o seu caso, certifique-se de que o escritório de coworking se encaixa no seu perfil de trabalho, como o proprietário de uma empresa da web, que pode atrair mais colegas de trabalho e cuidar de suas necessidades.
Sem o conhecimento dos requisitos do mercado-alvo ou o contato regular com os clientes, é impossível manter um escritório de coworking funcionando.