reduzir as despesas do seu escritório de advocacia

Com a pandemia do novo coronavírus, muitos negócios estão precisando aprender como atuar de forma mais enxuta para não quebrar. Isso significa que é necessário aprender como reduzir despesas no escritório de advocacia, por exemplo. 

A austeridade com os gastos é essencial para garantir que o negócio possa ser próspero mesmo em um momento de crise financeira e baixa demanda. Além disso, também ajuda a manter uma boa margem de lucro quando os negócios voltarem ao normal.

Quer aprender como reduzir despesas no escritório de advocacia? Então siga a leitura e veja 10 dicas para isso!

1. Aumente as horas em home-office para reduzir despesas no escritório de advocacia


Uma das maneiras de controlar os gastos no seu escritório é aumentar a quantidade de horas em home-office que devem ser feitas pelos colaboradores.

Isso é importante pois cria economia em duas vertentes:

  • no pagamento de vale-transporte para os funcionários;
  • no pagamento de contas de luz, água e outros utilitários do escritório.

Agora com as restrições do novo coronavírus, o home-office é essencial para que os advogados possam continuar trabalhando. No entanto, assim que a crise passar, vale a pena manter alguns dias por semana nesse regime para reduzir custos. 

2. Use um coworking para reduzir custos fixos com estrutura


Uma das maiores fontes de gastos de um escritório de advocacia está na sua estrutura. É necessário pagar o aluguel do escritório (e condomínio, caso esteja em um prédio comercial), além de IPTU, conta de energia elétrica, água, gás e outros utilitários.

Para muitos advogados, ter um escritório próprio é uma necessidade obrigatória, mas essa visão está mudando. O sistema de trabalho em home-office atual mostrou que muitos profissionais podem executar as suas funções de casa, por exemplo.

Isso significa que os profissionais jurídicos podem usufruir dos benefícios de um coworking. Além de contar com excelente localização, eles ainda são mais baratos do que ter o próprio escritório.
 

3. Use um software jurídico para cortar determinados custos


Um software jurídico pode ser uma excelente ferramenta para reduzir despesas no escritório de advocacia. Isso porque o programa permite que os advogados percam menos tempo com tarefas repetitivas.

Além disso, o software pode ajudar a cortar desperdícios, diminuir a taxa de inadimplência dos clientes e muito mais. 

4. Faça reuniões online para diminuir custos de transporte


Normalmente, é comum que os clientes de um escritório de advocacia peçam por reuniões frequentes, especialmente em casos de Direito Tributário ou Empresarial.

No entanto, essas reuniões são grandes fontes de gasto. Os advogados precisam se locomover (o que gera custos), acabam comendo um pão e um café aqui ou ali e por aí vai.

Realizar reuniões online, especialmente com os profissionais em home-office, faz com que os escritórios tenham menos custos nessa área. 

5. Realize uma análise de custos e identifique desperdícios


Quem está realmente dedicado a reduzir despesas no escritório de advocacia precisa elaborar um relatório de custos.

Esse documento faz um levantamento de todos os gastos e despesas que o escritório teve no passado e tem atualmente.

Com isso, é possível identificar fontes de desperdício de dinheiro, mesmo que seja em coisas pequenas. A partir daí, é só cortar os principais gastos ou observar o que pode ser substituído sem perda de qualidade de serviço.
 

6. Tenha um sistema de contabilidade em ordem


A contabilidade é uma ferramenta muito poderosa para quem quer reduzir despesas no escritório de advocacia.

Isso porque ela pode fazer o trabalho de análise de custos que vimos a seguir, mas também encontrar oportunidades para o escritório pagar menos em várias áreas.

Por exemplo, será que o seu regime tributário é o mais em conta? Será que não dá para economizar com alguns incentivos fiscais? 

7. Use a digitalização de documentos para gastar menos com armazenamento


Um dos principais gastos de um escritório de advocacia grande é com o armazenamento de documentos e processos que precisam ser guardados por determinado tempo.

No entanto, com as tecnologias de digitalização, é possível reduzir muitos custos nessa área, especialmente porque a relação entre o peso digital de um processo e o espaço digital disponível é muito melhor do que a relação entre o peso físico e o espaço físico. 

8. Automatize ou terceirize tarefas repetitivas dentro do negócio


Muitos escritórios grandes precisam lidar com uma série de tarefas repetitivas, especialmente em cidades próximas do seu local de atuação.

Isso significa que um advogado precisará se deslocar para realizar essa tarefa simples, o que significa para o escritório pagar a hora do profissional, seu deslocamento e uma alimentação na cidade.

Por isso, vale a pena contratar advogados correspondentes nesses lugares, que cobrarão menos para fazer o trabalho do que o escritório gastaria com um profissional próprio.
 

9. Revise os benefícios oferecidos aos colaboradores


É normal que os escritórios ofereçam benefícios para atrair e reter os melhores profissionais do mercado. No entanto, o ideal é revisar esses benefícios anualmente para garantir que eles serão um estímulo para o desempenho e não um peso no orçamento.

Ou seja: os benefícios devem estar atrelados a ganhos financeiros para não serem despesas do escritório. 

10. Tenha um bom controle dos gastos do dia a dia


Uma das maiores dificuldades para reduzir despesas no escritório de advocacia é controlar os gastos do dia a dia.

Isso porque eles parecem pequenos, mas na verdade se acumulam e se tornam enormes. Por exemplo, a cada R$10,00 aqui ou R$15,00 ali, o escritório acaba tendo R$300,00 ou R$450,00 no fim do mês.

Se 4 advogados tiverem esse ritmo de gastos, são R$1.200,00 no mínimo. Isso é um peso significativo no orçamento.

Portanto, é importante ter um bom controle dos gastos diários para que as despesas não saiam do controle.

E aí, aprendeu como reduzir despesas no escritório de advocacia? Agora é só colocar as dicas em prática e ver os seus gastos diminuírem.