O número
de advogados no Brasil cresceu mais de 40% nos últimos dez anos
e promete continuar em ascensão no futuro. Por isso, é importante
que os profissionais no mercado saibam como fazer um bom
gerenciamento de contratos na advocacia.
Afinal, é fato que há pouca especialização técnica nessa área.
Sem saber como fazer um bom gerenciamento de contratos na advocacia,
os profissionais não podem servir bem aos seus clientes ou aos seus
escritórios.
Por isso, no artigo de hoje, falaremos sobre a importância de como
fazer um bom gerenciamento de contratos na advocacia e do sistema que
realmente ajuda a ter melhores resultados na área. Por isso, siga a
leitura do texto até o fim!
O que é gestão de contratos?
O que entendemos como gestão de contratos é a série de atividades
que vão além do simples monitoramento dos acordos feitos pelo
escritório, pelos advogados ou pelos clientes. Trata-se de, além de
acompanhar as etapas dos documentos, de comparar o que foi previsto
com o que realmente foi realizado, além do registro de ações e
eventos do contrato para auditoria e controle.
Para completar, o gerenciamento de contratos na advocacia também
consiste em detectar ocorrências ou problemas em um contrato antes
da assinatura, de modo a evitar armadilhas para os clientes ou o
escritório.
O papel do advogado no gerenciamento dos contratos é também
arquivar todos os documentos que dão autoridade a aquele papel. Por
exemplo, imagine um contrato de compra e venda de imóvel.
Para que o contrato seja válido, é necessário que existam
documentos comprovando quem é o comprador e o vendedor, a matrícula
do imóvel e vários outros dados importantes. Esses documentos podem
ser usados em contestações no futuro, por isso, é essencial tê-los
analisados e armazenados.
Como fazer o gerenciamento de contratos na advocacia com software jurídico?
Para fazer uma boa gestão de contratos, é necessário que, em
primeiro lugar, o advogado entenda que a atividade não consiste
somente ao monitoramento de prazos e obrigações jurídicas que
aquele documento impõe sobre as partes.
Esse processo é, em primeiro lugar, proativo. E é nesse ponto que a
maior parte dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia
falham, pois fazem um trabalho apenas de reação ao contrato e não
de ação ao analisar as falhas e particularidades de cada um.
Em segundo lugar, é essencial entender que uma boa gestão de
contratos depende muito da tecnologia utilizada para fazer o
trabalho. Muitos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia
utilizam planilhas de Excel para o trabalho. As planilhas
de controle de contratos são extremamente úteis para
quem lida com poucos contratos. No entanto, a partir do momento que o
número de documentos começa a crescer, passando dos 30 contratos
ativos ao mesmo tempo, fica muito difícil gerenciar todos usando as
planilhas, que são relativamente rudimentares.
É por isso que faz sentido contratar um software
jurídico para auxiliar na tarefa de gestão de
contratos, de modo a permitir um processo de tomada de decisão mais
eficaz e com mais qualidade por parte dos advogados.
Além disso, o contrato permite que a empresa possa adotar boas
práticas editoriais (por exemplo, assim que perceber um "erro"
em um contrato, é possível corrigi-lo em todos os futuros) e
minimizar seus riscos.
Quais as vantagens de utilizar um software para essa função?
Um bom software jurídico conta com funções poderosas que trazem
muitas vantagens na hora de fazer uma boa gestão de contratos. Esses
recursos auxiliam os advogados que terão de gerir os documentos.
Isso é possível de ser feito durante todo o atendimento, cliente a
cliente, por meio de recursos visuais intuitivos e fáceis de usar.
Por exemplo, imagine um contrato de compra e venda de imóvel. Ele
exige uma série de preparações e etapas. Por exemplo, o contrato
fala sobre uma vistoria na casa. Depois, tem o processo de
financiamento. Por fim, a assinatura e finalização do negócio.
No software, o contrato é dividido por etapas. A auditoria exige um
documento anexado para sua comprovação (o relatório do auditor).
Quando ela é feita e o documento é anexado no software, a etapa é
concluída e passa-se para a próxima: obtenção do financiamento.
Dessa maneira, fazendo tudo com cliques em botões, fica muito mais
fácil gerenciar os contratos de todos os seus clientes.
Além disso, o software jurídico, se for bem feito, permitirá que
sejam criados lembretes com os prazos de cada contrato (muitos deles
gerados automaticamente com base em Inteligência Artificial). Com
isso, a taxa de esquecimento de obrigações fica muito menor (ou até
mesmo zerada) e as consequências negativas (como multas e outras
penalidades) não são aplicadas.
Além disso, o software ainda ajuda mesmo depois do contrato já ter
sido finalizado. Isso porque ele gera relatórios de análises
importantíssimos, com dados essenciais para entender o ciclo de vida
de um documento e identificar métodos e pontos a se melhorar.
Por exemplo, suponha que o seu escritório cuida de 100 contratos de
compra e venda de imóveis. Os processos são todos basicamente o
mesmo: auditoria, verificação do financiamento, finalização.
No entanto, depois de 100 contratos executados, o software indica nos
relatórios que a fase de auditoria leva muito tempo. Sua firma usa
um prestador de serviços que leva 1 semana para ver a auditoria.
Seria possível reduzir o tempo para 2 dias com outro prestador de
serviços, de modo a agilizar todos os processos.
Esse tipo de decisão (trata-se de um exemplo, claro) só pode ser
tomada se houver os dados e as informações de um relatório
organizado visualmente. Não há como perceber esse tipo de coisa em
uma planilha, por exemplo.
Por isso, o software não ajuda só a gerir mais facilmente os
contratos. Ele traz benefícios também para melhorar a produtividade
geral do gerenciamento de contratos na advocacia ao permitir que
sejam identificados gargalos de produtividade para que eles sejam
resolvidos.
Como deu para ver, o que realmente funciona dentro do universo de
gerenciamento de contratos na advocacia é o uso de um software jurídico. Essa ferramenta traz benefícios em todas as áreas da
tarefa.
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