Gerenciamento de contratos na advocacia

O número de advogados no Brasil cresceu mais de 40% nos últimos dez anos e promete continuar em ascensão no futuro. Por isso, é importante que os profissionais no mercado saibam como fazer um bom gerenciamento de contratos na advocacia.
Afinal, é fato que há pouca especialização técnica nessa área. Sem saber como fazer um bom gerenciamento de contratos na advocacia, os profissionais não podem servir bem aos seus clientes ou aos seus escritórios.
Por isso, no artigo de hoje, falaremos sobre a importância de como fazer um bom gerenciamento de contratos na advocacia e do sistema que realmente ajuda a ter melhores resultados na área. Por isso, siga a leitura do texto até o fim!

O que é gestão de contratos?

O que entendemos como gestão de contratos é a série de atividades que vão além do simples monitoramento dos acordos feitos pelo escritório, pelos advogados ou pelos clientes. Trata-se de, além de acompanhar as etapas dos documentos, de comparar o que foi previsto com o que realmente foi realizado, além do registro de ações e eventos do contrato para auditoria e controle.
Para completar, o gerenciamento de contratos na advocacia também consiste em detectar ocorrências ou problemas em um contrato antes da assinatura, de modo a evitar armadilhas para os clientes ou o escritório.
O papel do advogado no gerenciamento dos contratos é também arquivar todos os documentos que dão autoridade a aquele papel. Por exemplo, imagine um contrato de compra e venda de imóvel.
Para que o contrato seja válido, é necessário que existam documentos comprovando quem é o comprador e o vendedor, a matrícula do imóvel e vários outros dados importantes. Esses documentos podem ser usados em contestações no futuro, por isso, é essencial tê-los analisados e armazenados.

Como fazer o gerenciamento de contratos na advocacia com software jurídico?

Para fazer uma boa gestão de contratos, é necessário que, em primeiro lugar, o advogado entenda que a atividade não consiste somente ao monitoramento de prazos e obrigações jurídicas que aquele documento impõe sobre as partes.
Esse processo é, em primeiro lugar, proativo. E é nesse ponto que a maior parte dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia falham, pois fazem um trabalho apenas de reação ao contrato e não de ação ao analisar as falhas e particularidades de cada um.
Em segundo lugar, é essencial entender que uma boa gestão de contratos depende muito da tecnologia utilizada para fazer o trabalho. Muitos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia utilizam planilhas de Excel para o trabalho. As planilhas de controle de contratos são extremamente úteis para quem lida com poucos contratos. No entanto, a partir do momento que o número de documentos começa a crescer, passando dos 30 contratos ativos ao mesmo tempo, fica muito difícil gerenciar todos usando as planilhas, que são relativamente rudimentares.
É por isso que faz sentido contratar um software jurídico para auxiliar na tarefa de gestão de contratos, de modo a permitir um processo de tomada de decisão mais eficaz e com mais qualidade por parte dos advogados.
Além disso, o contrato permite que a empresa possa adotar boas práticas editoriais (por exemplo, assim que perceber um "erro" em um contrato, é possível corrigi-lo em todos os futuros) e minimizar seus riscos.

Quais as vantagens de utilizar um software para essa função?

Um bom software jurídico conta com funções poderosas que trazem muitas vantagens na hora de fazer uma boa gestão de contratos. Esses recursos auxiliam os advogados que terão de gerir os documentos. Isso é possível de ser feito durante todo o atendimento, cliente a cliente, por meio de recursos visuais intuitivos e fáceis de usar.
Por exemplo, imagine um contrato de compra e venda de imóvel. Ele exige uma série de preparações e etapas. Por exemplo, o contrato fala sobre uma vistoria na casa. Depois, tem o processo de financiamento. Por fim, a assinatura e finalização do negócio.
No software, o contrato é dividido por etapas. A auditoria exige um documento anexado para sua comprovação (o relatório do auditor). Quando ela é feita e o documento é anexado no software, a etapa é concluída e passa-se para a próxima: obtenção do financiamento.
Dessa maneira, fazendo tudo com cliques em botões, fica muito mais fácil gerenciar os contratos de todos os seus clientes.
Além disso, o software jurídico, se for bem feito, permitirá que sejam criados lembretes com os prazos de cada contrato (muitos deles gerados automaticamente com base em Inteligência Artificial). Com isso, a taxa de esquecimento de obrigações fica muito menor (ou até mesmo zerada) e as consequências negativas (como multas e outras penalidades) não são aplicadas.
Além disso, o software ainda ajuda mesmo depois do contrato já ter sido finalizado. Isso porque ele gera relatórios de análises importantíssimos, com dados essenciais para entender o ciclo de vida de um documento e identificar métodos e pontos a se melhorar.
Por exemplo, suponha que o seu escritório cuida de 100 contratos de compra e venda de imóveis. Os processos são todos basicamente o mesmo: auditoria, verificação do financiamento, finalização.
No entanto, depois de 100 contratos executados, o software indica nos relatórios que a fase de auditoria leva muito tempo. Sua firma usa um prestador de serviços que leva 1 semana para ver a auditoria. Seria possível reduzir o tempo para 2 dias com outro prestador de serviços, de modo a agilizar todos os processos.
Esse tipo de decisão (trata-se de um exemplo, claro) só pode ser tomada se houver os dados e as informações de um relatório organizado visualmente. Não há como perceber esse tipo de coisa em uma planilha, por exemplo.
Por isso, o software não ajuda só a gerir mais facilmente os contratos. Ele traz benefícios também para melhorar a produtividade geral do gerenciamento de contratos na advocacia ao permitir que sejam identificados gargalos de produtividade para que eles sejam resolvidos.
Como deu para ver, o que realmente funciona dentro do universo de gerenciamento de contratos na advocacia é o uso de um software jurídico. Essa ferramenta traz benefícios em todas as áreas da tarefa.
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